Rédiger les états de collection et les états de lacunes

Dans tout catalogue, et en particulier dans les catalogues collectifs, le signalement des états de collection et des lacunes permet aux gestionnaires des périodiques et aux usagers de savoir quelles unités physiques sont disponibles ou pas dans un lieu géographique donné.

 

État de collection

L'état de collection d'un périodique c'est l'ensemble des fascicules qui sont présents dans les collections d’une bibliothèque.

Ex. : vol. 1, n. 1 (jan. 1910)-vol. 4, n. 12 (déc. 1913)

État de lacunes

L’état de lacunes d’un périodique c’est l’ensemble de fascicules manquants dans la collection

Ex. : vol. 1, n. 1 (jan. 1970)-vol. 4, n. 12 (déc. 1973)

       [Lacunes : vol. 3, n. 4(avr. 1972)]

Comment lire la saisie des états de collection

Il existe plusieurs cas :

Périodique avec abonnement en cours

  • sans lacunes : Ex. : 1994-….
  • avec lacunes : Ex. : 1994-…. [Lacunes : n. 5 (1995) ; n. 1-3 (1997)]

Périodique  avec abonnement clos

  • sans lacunes  : Ex. : vol. 1 (1994)-vol. 11(2004)
  • avec lacunes : Ex. : vol. 1 (1994)-vol. 11(2004) [Lacunes : vol. 2, n. 1 (1995) ; vol. 4, n. 1-3 (1997)]

Ponctuation à retenir :

  • le tiret (-) indique que la bibliothèque possède les fascicules parus entre une date, un numéro et un(e) autre ou indique une date ouverte 1940-1950, 1940-
  • le point-virgule (;) sépare les états de collections. 1940-1950 ; 1956-
  • la virgule sépare les différents éléments d’une numérotation, comme le volume, le numéro vol 1, n. 1
  • la parenthèse sépare les éléments d’une numérotation, comme le volume, le numéro de l’année vol 1, n. 1 (1995)

 

AttentionLa règle générale est d’exprimer ce que l’on possède et non ce que  l’on ne possède pas. L’application de cette règle a été appliquée, au fil du temps, au détriment de la mention des états des lacunes. Pour articuler les informations autour des états de collection et des lacunes, un document a été publié par l’Abes en juin 2016.

 

Pour approfondir le sujet, voir le document « Articulation  entre saisie des états de collection en 955/E01 et saisie des lacunes en 959/L01 : consignes et exemples » publié par l’Abes le 01/06/2016

 

Colodus est l’application professionnelle qui permet l’exemplarisation des états de collection. L’avantage de Colodus est que la ponctuation est générée automatiquement.

 

Pour les bibliothèques non déployées qui n’utilisent pas Colodus, la mise à jour des états des collections est confiée au Centre Régional.

Télécharher Pour la transmission des états de collection, nous vous invitons à télécharger et à remplir le tableau xls
Une fois complété le tableau, merci de l’envoyer à l’adresse mail : cr46-midi-pyrenees@univ-toulouse.fr