La journée d'étude - édition 2018 - a eu lieu le 29 novembre à l'Institut Catholique de Toulouse dans la salle de conférence Tolosa.
Cette édition, organisée conjointement par l'Agence Occitanie Livre et Lecture et le Centre du Réseau 46 SUDOC-PS, a réuni une quarantaine de professionnels de la documentation.
Cette année, il a été choisi d'explorer la situation actuelle des Plans de Conservation Partagée des périodiques afin d'en éclairer l'horizon commun et les possibilités offertes. Il a été question de recenser le travail mené au niveau régional et national, d'en étudier les conditions de mise en oeuvre et d'envisager d'éventuels pont entre les plans existants.
Une visite de la bibliothèque de l'Institut Catholique a clôturé la journée.
Plans de Conservation Partagée des périodiques :
" Évolutions pour conserver moins et mieux, ensemble"
Compte Rendu de la journée d’étude du jeudi 29 novembre 2018
Photo : Occitanie Livre et Lecture
-- Introduction de la journée --
Catherine ROUSSY - Directrice du SICD de Toulouse. Laurent STERNA - Directeur Occitanie Livre et Lecture.
-- PCPP en région : 2 exemples, mêmes problématiques --
État des lieux, des plans et leurs évolutions possibles.
a. Le Plan de Conservation Partagée Midi-Pyrénées.
Marigeorges ALLABERT – Directrice des Archives Départementales de l’Ariège.
Angeline LAVIGNE – Service des périodiques -- Bibliothèque d’Étude & du Patrimoine de Toulouse.
Les collections de périodiques constituent une source documentaire de première importance pour l'ensemble des usagers des bibliothèques, des services d'archives et des centres de documentation, qu'il s'agisse de la recherche d'une information ponctuelle ou d'un travail scientifique.
Le Plan de Conservation Partagée de Midi-Pyrénées des périodiques a démarré à la suite de la constitution d’un groupe de travail. C’est le Centre Régional des Lettres (nouvellement Agence Occitanie Livre et Lecture) en collaboration avec le CR Sudoc 46 qui a impulsé ce projet.
Le PCPMP compte principalement des titres de la presse généraliste et d’actualité, des titres de presse locale et des titres spécialisés. Une convention est signée par tous les établissements souhaitant intégrer le PCPMP (la convention doit être renouvelée tous les 3 ans). Plusieurs critères sont inclus dans cette convention, les établissements s’engagent à :
- assurer un accès gratuit sur place aux collections.
- poursuivre les abonnements dont il a la responsabilité.
- donner un état de collection précis et procéder une fois par an à son actualisation.
- essayer d’avoir la collection la plus complète possible d’un titre dont il a la responsabilité (en consultant les bibliothèques, les services d'archives et les centres de documentation susceptibles de procéder à des éliminations).
- prendre toutes les mesures de stockage et de conditionnement pour assurer la conservation et l'intégrité des collections.
- assister aux réunions annuelles relatives au PCPMP.
En conclusion, le PCPMP a permis la création d’un réseau de travail entre une grande diversité d’établissements documentaires (bibliothèques municipales, départementales, universitaires, archives municipaux et départementaux, bibliothèques des musées et centres de documentation spécialisés), de nombreux échanges de titres, de nombreux contacts entre les établissements documentaires. Le transfert de collections a eu énormément de succès : il y a eu plus d’échanges de titres hors-plan que de titres labélisés PCPMP. Si les débuts se sont avérés enthousiastes, depuis quelques années il y a moins de dynamisme. Cependant, avec la fusion des régions et le développement de la partie Est, il y a un espoir pour que le dynamisme reprenne et que ce ne soit qu’une période transitoire. Surtout que l’est du nouveau territoire est inscrit dans des projets de valorisation des documents comme la numérisation de la presse ancienne en partenariat avec la BNF.
Photo : Occitanie Livre et Lecture
b. Le Plan de Conservation Partagée Aquitaine (PCAq) : vers une cohérence territoriale et nationale.
Françoise LABROSSE – Centre du réseau Sudoc-PS Aquitaine – Université de Bordeaux.
Résumé de l'intervention :
Le comité de pilotage définit la politique documentaire du PCP Aquitaine, valide le retrait et l’entrée des nouveaux périodiques. Une charte a été réalisée en 2016, elle mentionne les droits et les devoirs des gestionnaires, les règles pour la composition du comité de pilotage, les critères d’entrées et de sorties …
Il n’existe pas encore de coopérations entre les plans mais des projets sont en cours (exemple du travail avec l’Abes pour l’amélioration de l’indexation des corpus thématiques).
Coopérations de plans entre différentes structures : exemple de la Bibliothèque Municipale de Périgueux et les Archives Départementale de la Dordogne.
Problématiques géographiques entre les établissements documentaires éloignés les uns des autres : gratuité du PEB, services de fourniture à distance (fichier numérique) des documents.
Le support de l'intervention de Françoise Labrosse et téléchargeable en bas de cette page.
-- Les plans de conservation partagée des périodiques --
Panoramas national et régional : quels croisements ?
Julie MISTRAL - Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur
Résumé de l'intervention :
L’Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur propose un nouveau web service qui permet de donner tous les RCR d’un PCP ainsi que leur géolocalisation. Cet outil permet également de faire des recoupements entre les différents plans.
L’ABES encourage à un travail sur l’indexation afin de mieux mettre en valeurs les titres issus du PCP et d’améliorer la qualité des liens. Présentation de plusieurs outils dont MétaRevue pour effectuer la généalogie des titres.
Le support de l'intervention de Julie Mistral et téléchargeable en bas de cette page.
-- Le CTLes et les plans de conservation universitaires --
Perspectives pour une approche commune.
Mathieu CORDONNIER - Pôle de Valorisation des collections. Comité Technique du Livre de l’Enseignement Supérieur.
Résumé de l'intervention :
Présentation du Comité Technique du Livre et de l’Enseignement Supérieur et de CollEx-Persée.
Problématiques de mise en place de la conservation partagée centralisée : conservation dans les magasins du CTLes de plusieurs numéros identiques d’un même titre car chaque bibliothèque est propriétaire de sa documentation. La saturation des locaux est prévue en 2025.
Il est possible, pour des bibliothèques qui ne sont pas de l’Enseignement Supérieur et non-déployées de participer à des PCP nationaux. Les PCP nationaux s’appuient sur une cartographie de la recherche : les corpus sont définis par les chercheurs.
Le système de navettes du CTLes pour les transports des collections vers les pôles de conservation est très sollicité : une dizaine de fois par an. Participer à un PCP n’oblige pas de conserver 100% des titres du corpus. L’établissement est décisionnaire des titres conservés au plan.
Présentation des outils du CTLes : PMB : base de gestion ; Flora : plateforme de travail collaboratif : gestion de flux de collections.
Rappel de la journée du CTLes du 5 octobre 2018.
Lors de la réunion qui a eu lieu entre le CTLes et la FILL (Fédération Interrégionale du Livre et de la Lecture), après la journée du CTLes, les gestionnaires des PCP régionaux ont estimé qu’il n’y avait pas de possibilité d’articulation sur les corpus avec les PCP nationaux.
Difficultés de créer un réseau qui ne fonctionne qu’avec la confiance des membres du réseau. Cadrage légal du PCP trop léger. Mais si trop de contraintes refus des établissements documentaires de participer. Renforcement du travail avec l’ABES en 2019.
Question posée (BU UT1) : Exemple du PCP Droit. Problématiques de l’éloignement géographique (Bibliothèques de provinces / bibliothèques de régions autour de Paris), positionnement sur de nombreux titres pour être pôle de conservation, coût des transferts de collections (incertitudes à pouvoir les assurer), calendrier de financement non optimal.
Le support de l'intervention de Mathieu Cordonnier et téléchargeable en bas de cette page.
-- Table Ronde « Où sommes-nous ? Où allons-nous ? » --
Modératrice : Stéphanie DELMOTTE Responsable du service de gestion centralisée des entrées, des abonnements et du signalement des périodiques à la Bibliothèque Centrale. Université Toulouse 2 Jean-Jaurès.
Christel THÉBAULT – États des lieux PCP Droit : Université Toulouse 1 Capitole
La Bibliothèque Universitaire de l’Université Toulouse 1 Capitole est à la fois impliquée dans le PCP régional et le CollEx de droit. Le CollEx de droit comporte 9 membres et 14 bibliothèques dont seulement 2 sont situées en région. Localisation sur 341 titres du corpus (692 titres). Engagement comme Pôle de Conservation pour 50 titres. Moyens humains : une personne qui coordonne le récolement et 3 personnes qui y participent.
Plusieurs effets positifs du PCP : une meilleure connaissance des collections pour mieux les signaler, travail de dédoublonnage, complétude des lacunes, études des titres par parentèles, traitement physique pour la conservation (reliure, rangement en magasin), renforcement des transferts. Cependant, il y a aussi des points négatifs : pas de locaux adaptés pour la conservation, coût des transferts de documents. Cela implique également une exigence de suivi dans le temps à tenir (états de collection, maintien des abonnements, désherbage).
Christian BROTONS – États des lieux : Médiathèque de Castres
La BM de Castres avait 800 titres de périodiques non inventoriés. Christian BROTONS s’est proposé pour inventorier ce fonds, il a travaillé seul et sans formation préalable et continue encore à traiter ces documents.
Entre 2000 et 2005, un travail important a été effectué sur le fonds patrimonial qui a ensuite été reconditionné. Un travail de désherbage sur le fonds de périodiques a aussi été entreprit, ce qui n’avait jamais été fait auparavant. Le fonds passe de 800 à 680 titres.
En 2005 dès la création du Plan de Conservation Partagée Midi-Pyrénées, la médiathèque de Castres adhère au plan, ce qui a donné une légitimité à la politique de conservation vis-à-vis de la hiérarchie.
La BM est ainsi devenue pôle de conservation pour 99 titres principalement sur les titres patrimoniaux mais aussi sur les titres nationaux (exemple de L’Illustration).
Christian BROTONS est membre du comité de pilotage du PCPMP depuis sa création et souligne le bénéfice personnel qu’il a en tiré notamment le rapport d’égal à égal avec les responsables de bibliothèques. Il constate cependant que depuis 2016 avec la fusion des régions, le PCPMP n’a plus le même dynamisme est d’après lui au point mort. Par ailleurs, il appuie sur le fait que malgré tout, il y a très peu de demandes de consultation pour les documents faisant partie du PCPMP, peut-être par manque de visibilité. Pour finir il insiste sur le fait de former les personnels sur les PCP et les sensibiliser aux problématiques qu’ils engendrent.
Françoise LABROSSE – États des lieux - Université de Bordeaux : Centre du Réseau Sudoc-PS d’Aquitaine
Les difficultés du PCPAq :
Des causes internes au PCPAq :
- Désengagement de petites et moyennes structures : manque de temps, changements de politique documentaire de l’établissement, restrictions budgétaires (baisse des budgets papier par rapport au numérique), arrêt d’abonnements papier au profit de l’e-only, méconnaissance de la participation aux Plans de Conservation Partagée à l’intérieur d’un établissement.
- Les PCP sont très peu utilisés comme outils de désherbage et libèrent très peu de mètres linéaires.
- Le PCP et son comité de pilotage proposent une politique documentaire qui n’est pas forcément suivie car chaque établissement reste maître de sa politique documentaire.
Des causes dues à l’absence de coordination entre les PCP et d’outils communs :
- Absence d’outils de gestion commun et de système de fourniture à distance commun.
- Travail sur les thématiques difficile en raison d’une indexation faible ou inexistante dans les notices de périodiques. Pas de coordination thématique entre les PCP.
Les atouts du PCPAq :
- Le travail de signalement permet de cataloguer de nombreux fonds patrimoniaux jusqu’alors non signalés dont un grand nombre d’unica.
- La couverture territoriale permet de référencer la richesse documentaire répartie sur tout le territoire : pertinence des PCP, couverture thématique au niveau du territoire.
- Les moyens humains du CR Aquitain.
- Volonté de l’Université de Bordeaux d’un ancrage territorial : les partenariats avec les autres tutelles de l’Aquitaine sont politiquement porteurs vis-à-vis des décideurs de l’université.
- La visibilité des établissements (fonds et activités), la labélisation « Pôle de Conservation », la participation à des plans de numérisation communs sont des atouts devant leur hiérarchie.
L’Abes et CTLes sont désormais mandatés pour s’investir dans les PCP. La future répartition des rôles devrait permettre une coordination des PCP et la mise en place d’outils communs. C’est en tous cas ce qu’attendent les établissements.
-- Conclusion --
- Le taux de communication n’est pas le but principal des PCP.
- Valorisation des PCP : comment faire ? Pour que les plans soient visibles plus facilement en ligne : Au départ le PCPMP avait pour projet de créer un portail commun régional pour valoriser leurs collections, projet en remettre en route.
- Les bouquets de revues numériques sont peu fiables : les budgets sont constants mais vont peut-être baisser dans les années à venir, des désabonnements seront alors effectués, d’où l’intérêt de garder les documents en version papier.
- Exemple des bibliothécaires américains qui après des campagnes de numérisation massives ont supprimés la quasi-totalité de leurs exemplaires papiers. Cependant les formats de numérisation ayant évolués une majeure partie des fichiers numérisés ne sont plus consultables.
- Le droit de la propriété intellectuelle n’est pas respecté lors de l’envoie des documents gratuitement par mail.